我在学校担任班主任工作，对于学生的信息及文件都利用计算机进行管理，已形成了一套学生成绩与学籍管理的数据库，不但使工作更加方便、快捷，而且又保证了数据的准确性，尝到了许多甜头。现就其中之一介绍给大家，希望您能得到一些启发。在学生的学籍管理中，经常要录入学生的身份证号、出生年月日、年龄等信息。如果能利用Excel的函数功能，便可以使录入的学生身份证号自动生成出生年月日和年龄，既方便，又可减少录入出生年月日、年龄的差错与繁琐。
正确录入身份证号
由于身份证号有18位，而默认的数字录入只可正确显示前15位，而后3位显示为0，因此可用下述方法之一操作。
1. 在英文标点的状态下，先输入引号“，”再输入身份证号或学号（如图1）。
图1 2. 首先选中需录入身份证号的单元格，在“格式\单元格”的命令菜单中选“数字”选项，在分类项里单击“文本”，再录入身份证号。这样，既可解决18位以上身份证的显示问题，又可解决以0打头的学号显示问题。
生成出生年月日
利用DATE函数，返回代表特定日期的系列数。语法：DATE(Year,Month,Day)。参数Year——可以为一到四位数； Month——代表每年中月份的数字；Day——代表在该月份中第几天的数字。
利用MID函数，返回文本串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。语法：MID(Text,Start_Num,Num_Chars)。参数Text——是包含要提取字符的文本串，文本中第一个字符的Start_Num为 1，以此类推；Start_Num——是文本中要提取的第一个字符的位置；Num_Chars——指定希望MID从文本中返回字符的个数，如果Num_Chars是负数，则MID返回错误值“#VALUE!”。
如图2所示，G列为身份证号，F列为出生年月日，在F2单元格中输入公式“=DATE(MID(J2,7,4),MID(J2,11,2),MID(J2,13,2))”，即可根据身份证号生成出生年月日。只要拖动填充柄就可以完成其他学生的数据。
图2 生成当前所需年龄
利用DATEIF函数，计算两个日期之间的天数、月数或年数。语法：DATEDIF(Start_Date,End_Date,Unit)。Start_Date——为一个日期，它代表时间段内的第一个日期或起始日期；
End_Date——为一个日期，它代表时间段内的最后一个日期或结束日期；Unit——为所需信息的返回类型。
利用TODAY函数，返回当前日期的系列数。语法：TODAY( )。如图2所示，G列为身份证号，E列为年龄，在E2单元格中输入公式“=DATEDIF(G2,TODAY(),"Y")”，这样就可根据当前计算机中的日期，自动计算出学生的实际年龄，而且每次打开文件时计算机都自动更新其数据。如果需要计算某日的实际年龄，只要修改系统的时钟后，再打开文件也可自动完成。
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